AUDIT MANAJEMEN
SEBAGAI PENILAIAN EFEKTIVITAS SUMBER DAYA MANUSIA PT. SHAFTINDO ENERGI
Disusun
Guna Memenuhi Tugas
Pengauditan
Manajemen Semester VII
Pengampu
: Mahameru Rosy Rochmatullah, S.E., M.Si.
Oleh:
LIA NUR KHASANAH
B 200130325 / C
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA
2016
ABSTRAK
Audit manajemen sumber
daya manusia di PT. Shaftindo Energi bertujuan untuk mengetahui efektivitas
pengembangan fungsi sumber daya manusia dan mengidentifikasi kelemahan dan
memberikan rekomendasi atau alternatif perbaikan untuk mencapai pengembangan
sumber daya manusia yang efektif. Masalah yang dibahas adalah penilaian
efektivitas fungsi sumber daya manusia di PT. Shaftindo Energi, yaitu fungsi:
(1) perencanaan sumber daya manusia (2) rekrutmen sumber daya manusia (3)
seleksi dan orientasi sumber daya manusia (4) pelatihan dan pengembangan tenaga
kerja (5) penilaian kinerja (6) kompensasi (7) perlindungan tenaga kerja (8)
pemeliharaan hubungan dengan karyawan (9) pemutusan hubungan kerja.
Sebagian besar fungsi di PT. Shaftindo
Energi sudah berjalan dengan efektif. Fungsi yang telah berjalan efektif yaitu
perencanaan SDM, pelatihan dan pengembangan karyawan, penilaian kinerja,
manajemen kompensasi, perlindungan tenaga kerja, dan pemutusan hubungan kerja.
Sedangkan fungsi yang tidak efektif yaitu perekrutan SDM, seleksi dan
orientasi, serta pemeliharaan hubungan dengan karyawan. Dari pengembangan criteria,
cause, effect dari masing-masing fungsi ditemukan beberapa kelemahan,
berdasarkan kelemahan yang ditemukan maka diberikan rekomendasi dan alternatif
perbaikan yang akan digunakan oleh PT. Shaftindo Energi sebagai umpan balik
dalam pengembangan sumber daya manusia di masa mendatang.
DOWNLOAD
DOWNLOAD
PENDAHULUAN
Anindita, 2013 telah
menemukan bahwa ada beberapa fungsi sumber daya manusia yang diterapkan PT
Shaftindo Energi tidak efektif. Penerapan fungsi sumber daya manusia yang tidak
efektif mengindikasikan adanya fraud. Pada fungsi kompensasi, penggajian man power perusahaan berdasarkan rekap job time ticket yang dibuat oleh supervisor. Hal ini merupakan celah yang
dapat dimanfaatkan oleh supervisor
maupun engineering manager untuk
mendapatkan gaji lebih yaitu dengan membuat rekap
job time ticket palsu dengan tambahan jumlah karyawan, sehingga hal ini
dapat merugikan perusahaan.
Makalah ini akan
membahas penilaian efektivitas sumber daya manusia di PT. Shaftindo Energi
dengan berdasarkan perspektif audit manajemen. Untuk mengetahui adanya penyimpangan
pada fungsi sumber daya manusia PT Shaftindo Energi maka diperlukan
pengembangan sumber daya manusia secara maksimal demi menunjang keberhasilan
perusahaan. Untuk memastikan apakah fungsi sumber daya manusia telah mampu
memberikan kontribusi yang baik pada perusahaan, maka diperlukan penilaian atau
evaluasi. Evaluasi ini dilakukan dengan melakukan audit atas program sumber
daya manusia yang ada. Langkah-langkah audit atas program sumber daya manusia
yaitu: (1) pemeriksaan pendahuluan (2) review dan pengujian pengendalian
manajemen (3) pemeriksaan terinci, yaitu dengan menggunakan kriteria (criteria), penyebab (cause), dan akibat (effect).
Oleh karena itu makalah ini akan membahas penilaian efektivitas
sumber daya manusia di PT Shaftindo Energi dengan melakukan penilaian beberapa
fungsi sumber daya manusia yang diselenggarakan oleh PT Shaftindo Energi yang
meliputi: (1) Perencanaan sumber daya manusia (2) Perekrutan sumber daya
manusia (3) Seleksi dan orientasi tenaga kerja (4) Pelatihan dan pengembangan
tenaga kerja (5) Penilaian prestasi kinerja (6) Manajemen kompensasi (7) Fungsi
perlindungan tenaga kerja (8) Pemeliharaan hubungan dengan karyawan (9) Pemutusan
hubungan kerja .
PEMBAHASAN
a. Tujuan dan Manfaat Sumber Daya Manusia
Tujuan
dan manfaat sumber daya manusia adalah untuk meningkatkan efektivitas
perusahaan melalui kebijaksanaan, prosedur dan metode yang digunakan untuk
mengelola orang-orang yang ada di dalam organisasi tersebut. Selain itu juga
agar setiap petugas dalam suatu organisasi dapat bekerja sama dengan rekan
lainnya untuk merealisasi tujuan dengan efektif dan efisien (Manullang,
1976:14).
b. Efektivitas Sumber Daya Manusia
Menurut
Handoko (1994: 25) manajemen sumber daya manusia sering dipandang tidak vital
untuk organisasi, karena ketidakmampuannya memperagakan efektivitasnya. Hal ini
berarti departemen sumber daya manusia gagal untuk menunjukkan apa yang
dilakukannya, terutama seberapa banyak kontribusinya dan peranannya dalam
pencapaian tujuan-tujuan strategik organisasi. Menyadari hal ini, para manajer
sumber daya manusia mulai tergerak untuk menyajikan efektivitas kerja mereka
dengan cara membandingkan biaya dan manfaat berbagai kegiatan. Jadi efektivitas
manajemen sumber daya manusia diukur dengan penentuan criteria dan manfaat yang
tepat dan relevan. Sehingga pelaksanaan fungsi sumber daya manusia dapat
dikatakan efektif apabila telah dijalankan sesuai dengan kriteria yang ada.
c.
PT Shaftindo Energi
PT Shaftindo Enegi merupakan salah satu perusahaan
kontraktor nasional yang memiliki kontak dengan perusahaan migas dan panas bumi
lepas pantai dan darat. PT Shaftindo Energi beralamatkan di Jl. Jend. R.s. Soekanto
No.15, RT.6/RW.10, Pd. Kopi, Duren Sawit, Kota Jakarta Timur, Daerah Khusus
Ibukota Jakarta 13460.
d.
Langkah-langkah yang dilakukan untuk menilai dan
mengevaluasi fungsi manajemen sumber daya manusia:
Tahap 1: Pemeriksaan
Pendahuluan
Tahap
pemeriksaan pendahuluan dilakukan di PT. Shaftindo Energi untuk
mendapatkan
informasi latar belakang. Dalam tahap ini peneliti mengumpulkan dan mempelajari
data dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam penelitian serta menemukan
informasi latar belakang dan gambaran umum mengenai program audit yang
dilaksanakan. Selain itu penulis juga melakukan penelaahan terhadap berbagai
dokumen dan ketentuan dan kebijakan berkaitan dengan aktivitas yang diperiksa
serta menganalisa informasi-informasi yang diperoleh untuk mengidentifikasi
halhal yang berpotensi menimbulkan masalah maupun kelemahan dalam perusahaan.
Beberapa informasi yang diperoleh antara lain:
a.
Gambaran umum PT.
Shaftindo Energi berupa sejarah, visi, misi, lokasi, struktur organisasi dan
beberapa informasi mendasar lainnya.
b.
Penyelenggaraan fungsi
SDM, terutama yang berkaitan dengan perencanaan, rekrutmen, seleksi dan
orientasi, pelatihan dan pengembangan, penilaian kinerja, kompensasi,
perlindungan tenaga kerja, dan pemutusan hubungan kerja.
Tahap 2: Review dan
Pengujian Pengendalian Manajemen
Sistem
pengendalian manajemen yang dimiliki entitas menjadi pedoman yang digunakan
oleh para manajer dan supervisor untuk mengendalikan proses yang berjalan agar
sesuai dengan tujuan entitas. Peneliti perlu melakukan peninjauan terhadap
sistem pengendalian manajemen entitas untuk memahami kondisi yang sebenarnya
terjadi dan apakah sistem pengendalian manajemen telah mampu menciptakan
efektivitas dalam fungsi SDM. Dengan pengujian ini, peneliti dapat memberikan
penilaian terhadap bagian-bagian yang berpotensi lemah dan dapat menimbulkan
masalah pada perusahaan. Selanjutnya, tujuan audit dapat ditetapkan sebagai
dasar dalam pemeriksaan selanjutnya.
Tahap 3: Pemeriksaan
Terinci
Penulis
selanjutnya melakukan analisis pada data temuan-temuan audit dengan pendekatan
kualitatif. Analisis dengan pendekatan kualitatif dilakukan dengan menggunakan
kriteria (criteria), penyebab (cause), dan akibat (effect)
(Setyawan, 1986:12):
Kriteria
(criteria)
Kriteria
adalah norma atau standar yang menunjukkan bagaimana seharusnya
para
individu dalam suatu organisasi melaksanakan aktivitas sebagai
pertanggungjawaban atas wewenang yang dilimpahkan. Jadi apa yang tertulis dalam
kriteria yang seharusnya dilaksanakan oleh para individu yang memikul tanggung
jawab dan kriteria ini akan dipergunakan oleh pemeriksa untuk mengukur kinerja
para individu yang bertanggung jawab.
Penyebab
(cause)
Penyebab
atau cause, merupakan pelaksanaan program-program SDM dalam organisasi
yang menyebabkan terjadinya kondisi SDM yang ada saat ini. Hal ini termasuk
tindakan-tindakan yang seharusnya dilakukan untuk memenuhi criteria
tetapi tidak dilakukan oleh manajemen atau karyawan dari suatu entitas sehingga
dapat menimbulkan kondisi yang menyimpang dari kriteria.
Akibat
(effect)
Akibat
adalah hasil pengukuran dan perbandingan antara penyebab dengan kriteria yang
berhubungan dengan penyebab tersebut. Apabila kriteria yang ditemukan telah
dilaksanakan maka fungsi tersebut dinyatakan efektif dan apabila kriteria yang
ditetapkan tidak dapat tercapai maka belum efektif.
Tahap 4: Penyusunan
rekomendasi dan laporan audit
Peneliti
membuat rekomendasi yaitu berupa tindakan korektif atas kelemahan
signifikan
yang ditemukan maupun kelemahan potensial yang terdapat pada fungsi spesifik
sumber daya manusia sehingga diharapkan dapat meningkatkan aktivitas fungsi
sumber daya manusia lebih efektif. Rekomendasi termuat dalam laporan audit.
Laporan audit dinyatakan dalam bentuk sederhana dan dengan kalimat yang mudah
dipahami. Laporan audit memuat tentang informasi latar belakang, kesimpulan
audit dan disertai dengan temuan-temuan audit sebagai bukti pendukung
kesimpulan tersebut, serta ruang lingkup dari audit yang dilakukan.
Fungsi Perencanaan SDM
a. Criteria
1)
Perencanaan SDM harus
didokumentasikan secara tertulis, diketahui, dan disetujui oleh manajer semua
divisi dalam PT. Shaftindo Energi.
2)
Perencanaan SDM
melibatkan manajer dari divisi lain untuk menjamin ketepatan perencanaannya.
Hal ini dilakukan untuk memperoleh informasi yang akurat mengenai kebutuhan
tiap bidang atau departemen dan juga untuk ketepatan perencanaan dalam mengisi
berbagai posisi karyawan di perusahaan.
3)
Perencanaan SDM
PT.Shaftindo Energi memperhatikan lingkungan eksternal, yaitu klien perusahaan
karena dalam setiap kontrak kerja dengan klien PT. Shaftindo Energi harus
menyediakan Man power yang memiliki kualifikasi sesuai dengan permintaan
klien. Perhitungan jumlah karyawan juga dilakukan oleh klien, sehingga PT.
Shaftindo Energi hanya tinggal memenuhi permintaan klien.
4)
Perusahaan seharusnya
melakukan perencanaan secara tahunan dan menyeluruh dengan cakupan perolehan
dan pengelolaan SDM.
b. Cause
1)
Perencanaan SDM PT.
Shaftindo Energi tertulis dalam “Target dan Sasaran” dan Program Training
tahunan. Target dan sasaran SDM tahun adalah sebagai berikut:
·
Penilaian kinerja
karyawan dilakukan berdasarkan pengukuran kompetensi karyawan dan Key
Performance Indicator. Kompetensi karyawan mencakup leadership,
communication skills, initative, teamwork, pemecahan masalah, planning
& organizing skills.
·
Kebijakan manajemen
untuk menciptakan sumber daya manusia yang berintegritas, berdisiplinan, dan
memiliki royalitas. Rencana strategi dan program pelaksanaan dilakukan dengan
upaya pembentukan “kebiasaan” secara terus menerus hingga hal tersebut menjadi
suatu hal yang tanpa sadar dilakukan, mengakar dan menjadi budaya perusahaan.
Contoh program: dengan melakukan aktivitas kompanye atau membuat sloganslogan
yang mengangkat tema integritas, kedisiplinan, dan royalitas.
·
Kebijakan manajemen
tentang pemberian reward kepada karyawan berdasarkan penilaian kinerja
setiap 3 bulan sekali.
·
Kebijakan manajemen
tentang pemberian punishment kepada karyawan.
·
Punishment ini dibagi
menjadi dua macam, yaitu punishment preventive dan punishment
repressive.
Tidak
terdapat keterangan mengenai subjek pelaksana dari setiap rincian
perencanaan
SDM yang tertulis dalam “Target dan Sasaran HRD” Program training tahunan
berisi perencanaan program pelatihan karyawan selama setahun. Pada program
training ini dipaparkan jenis training yang akan dilaksanakan pada waktu yang
telah ditentukan. Perusahaan juga telah membuat kategori pelatihan dan
pengembangan berdasarkan pesertanya.
2)
Perencanaan perolehan
karyawan (perekrutan) berdasarkan request dari manajer divisi lain yang
diberikan kepada manajer SDM tidak didokumentasikan secara tertulis. Manajer
divisi lain hanya menyatakan secara lisan tentang jumlah karyawan yang
dibutuhkan kepada manajer SDM.
3)
Perhitungan kebutuhan man
power dan kualifikasinya dilakukan oleh klien perusahaan.
4)
Perencanaan SDM PT.
Shaftindo Energi tidak mencakup keseluruhan aspek manajemen SDM yaitu
pengelolaan, serta kebijakan SDM. Perencanaan SDM hanya mencakup program
pelatihan, penilaian kinerja dan beberapa kebjakan manajemen perusahaan.
c. Effect
1)
Tidak adanya
keterangan mengenai subjek pelaksana program kebijakan manajemen dapat
menimbulkan kesulitan dalam pelaksanaan perencanaan SDM yang telah dibuat
sebelumnya. Karena tidak ada pihak yang merasa bertanggung jawab penuh dalam
pelaksanaan perencanaan tersebut.
2)
Perencanaan perolehan
karyawan oleh divisi lain tidak didokumentasikan secara tertulis. Hal ini dapat
menimbulkan peluang tidak terekrutnya karyawan yang dibutuhkan karena tidak
adanya dokumen bukti yang menyatakan adanya request kebutuhan karyawan.
3)
Perhitungan kebutuhan
dan penentuan kualifikasi man power yang dilakukan oleh klien dapat
menguntungkan PT. Shaftindo Energi karena perusahaan tidak perlu lagi
menentukan kualifikasi karyawan yang dibutuhkan dan jumlahnya dapat ditentukan
langsung oleh perusahaan yang akan menggunakan jasa PT. Shaftindo Energi.
4)
Perencanaan SDM tidak
mencakup aspek perolehan dan pengelolaan SDM secara lengkap, hanya mencakup
perencanaan pelatihan dan pengembangan karyawan, penilaian kinerja, dan
beberapa kebijakan. Perencanaan perolehan dan pengelolaan SDM dilakukan agar
bagian keuangan juga dapat menentukan anggaran pada setiap program SDM. Apabila
perencanaan tersebut tidak ada, maka tidak ada pula anggaran yang direncanakan
untuk perolehan dan perencanaan SDM. Sehingga, sewaktu-waktu apabila divisi SDM
membutuhkan anggaran untuk kegiatan SDM dapat terjadi pembengkakan anggaran
karena hal tersebut di luar perencanaan.
d. Rekomendasi
Sebaiknya
perencanaan SDM tahunan berisi keseluruhan proses manajemen SDM. Dari
perencanaan yang sudah ada, perusahaan hendaknya menambahkan perencanaan
terkait fungsi-fungsi SDM yang lain, yaitu:
1)
Perekrutan sumber daya manusia
2)
Seleksi dan orientasi tenaga kerja
3)
Penilaian prestasi kinerja
4)
Manajemen kompensasi
5)
Fungsi perlindungan tenaga kerja
6)
Pemeliharaan hubungan dengan karyawan
Perencanaan
yang lebih rinci akan memudahkan pihak manajer SDM untuk mempersiapkan
program-program tersebut secara matang. Manajer keuangan juga dapat melakukan
penganggaran untuk menunjang kegiatan manajemen SDM. Selain itu, manajer SDM
sebaiknya melakukan evaluasi terhadap perencanaan SDM secara berkala, misalnya
tiga bulan sekali. Evaluasi secara berkala dilakukan untuk meninjau ulang
apakah pelaksanaan manajemen SDM telah sesuai dengan rencana yang dibuat pada
awal periode. Jika terdapat ketidaksesuaian maka pihak manajemen dapat segera
melakukan tindakan perbaikan.
Fungsi Perekrutan SDM
a. Criteria
1)
PT. Shaftindo Energi
memiliki prosedur perkerutan tenaga kerja yang tertulis pada International
Standard Organization disingkat ISO 9001:2008. Prosedur tersebut antara
lain sebagai berikut:
-
Manajer SDM menerima
lamaran pekerjaan melalui penerimaan langsung, pos, email, dan telepon.
-
Perekrutan
dilaksanakan berdasarkan request yang diterima dan telah disetujui oleh
Direktur yang telah mendapatkan masukan dari Manager Divisi.
-
Manajer SDM mencari/menghubungi/mengiklankan
lowongan pekerjaan sesuai klasifikasi yang dibutuhkan.
2)
Memiliki kriteria
karyawan untuk setiap jenjang jabatan.
3)
Rekrutmen dilakukan
sesuai dengan prosedur yang telah dibuat dan disetujui.
4)
Rekrutmen secara jelas
menginformasikan persyaratan kualifikasi yang harus dipenuhi calon pegawai
untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
b. Cause
1)
Rekrutmen telah
dipublikasikan melalui pengiklanan di situs penyedia informasi lowongan tenaga
kerja. Publikasi rekrutmen tersebut berisi beberapa informasi, antara lain:
a)
Nama pekerjaan
b)
Kualifikasi karyawan yang dibutuhkan
c)
Batas waktu pengiriman lamaran pekerjan
Tidak
terdapat keterangan lampiran yang harus disertakan dan job description dari
pekerjaan tersebut.
2) Terdapat staff divisi SDM yang mengundurkan diri, lalu
dilakukan rekrutmen untuk staff penggantinya. Namun dalam kurun waktu dua bulan
PT. Shaftindo Energi belum mendapatkan karyawan penggantinya.
c. Effect
1)
Publikasi lowongan
pekerjaan hanya terdapat pada situs-situs penyedia informasi lowongan
pekerjaan, padahal perusahaan sudah memiliki website sendiri. Hal ini
menyebabkan informasi tersebut hanya diketahui oleh sebagian pihak yang
mengakses web tersebut.
2)
Tidak adanya job
description dari nama pekerjaan yang ditawarkan dapat menyebabkan kurangnya
minat calon karyawan untuk melamar pekerjaan di PT. Shaftindo karena kurangnya
penjelasan mengenai deskripsi pekerjaan yang akan dilakukan jika diterima di
PT. Shaftindo Energi.
3)
Publikasi rekrutmen
karyawan tidak mencantumkan keterangan lampiran yang harus disertakan dalam
pengiriman lamaran pekerjaan. Hal ini menyebabkan banyak lamaran pekerjaan yang
tidak valid karena tidak melampirkan sertifikat atau dokumen lain yang dapat
dijadikan sebagai bukti kompetensi karyawan.
4)
Proses rekrutmen untuk
karyawan pengganti staff divisi SDM dilakukan lebih dari dua bulan menyebabkan
perusahaan memliki kekosongan posisi. Sehingga Manajer SDM harus merangkap
pekerjaan sebagai staff SDM juga.
d. Rekomendasi
PT.
Shaftindo Energi perlu lebih mengoptimalisasikan fungsi media internet
berupa
website perusahaan sebagai media untuk menginformasikan lowongan
pekerjaan
agar informasi tersebut dapat diketahui oleh lebih banyak pihak.
Perusahaan
juga perlu melakukan evaluasi secara berkala terhadap prosedur
rekruitmen
yang telah dijalankan, khususnya untuk publikasi lowongan pekerjaan dalam hal
penyebaran dan isi dari publikasi itu sendiri. Hal ini dilakukan agar apabila
terdapat kelemahan prosedur rekruitmen, perusahaan dapat selalu melakukan
perbaikan.
Fungsi Seleksi dan
Orientasi Tenaga Kerja
a. Criteria
1)
Perusahan memilliki
prosedur tertulis tentang seleksi dan orientasi tenaga kerja
2)
Proses seleksi
dilakukan oleh pihak yang kompeten dan professional
3)
Seleksi dilakukan
sesuai dengan prosedur yang telah dibuat dan disetujui
b. Cause
1)
Seleksi karyawan untuk
menjadi man power pada setiap project dilakukan oleh PT. Shaftindo
Energi saja, tidak melibatkan klien. Padahal penentuan jumlah dan kualifikasi man
power ini dilakukan oleh klien
2)
Seleksi karyawan
dilakukan melewati tahap seleksi administrasi dan interview minimal oleh
manajer divisi atau direktur meliputi kemampuan teknis dan kepribadian
3)
Perusahaan haya
memiliki prosedur seleksi namun tidak memiliki prosedur orientasi karyawan secara
tertulis
4)
Masa orientasi
karyawan berlangsung selama satu setengah bulan. Karyawan baru diberi dokumen
tertulis tentang job description dan tata cara kerja oleh atasan. Jika
karyawan baru merasa kesulitan, maka diperbolehkan bertanya kepada atasannya.
Atasan tidak bertanggung jawab memberikan orientasi secara praktik kepada
karyawan baru tersebut.
c. Effect
1)
Seleksi man power tanpa
melibatkan klien dikhawatirkan dapat menyebabkan klien tidak mendapatkan man
power yang sesuai dengan kualifikasi kompetensi yang dibutuhkan. Jika klien
tidak mendapatkan man power sesuai dengan kualifikasi kompetensi yang
dibutuhkan maka akan berdampak pada proses kerja karyawan tersebut di dalam
proyek. Selain itu, klien juga bisa saja memutuskan kontrak dengan PT.
Shaftindo Energi jika klien merasa bahwa man power yang disediakan tidak
sesuai.
2)
Seleksi melewati tahap
administrasi dan interview untuk karyawan sudah cukup untuk mengukur
kemampuan teknis dan kepribadian, sedangkan untuk menjadi man power yang
pada setiap proyek harus bekerja dalam satu team perlu diadakan seleksi
lanjutan selain seleksi administrasi dan interview yang berguna untuk
mengukur kemampuan kerja dalam tim.
3)
Perusahaan tidak
memiliki prosedur orientasi karyawan secara tertulis sehingga proses orientasi
berjalan secara tidak teratur dan tidak terkendali.
4)
Orientasi karyawan
baru hanya dilakukan dengan pemberian dokumen yang berisi prosedur tertulis
tentang job description saja dapat menyebabkan tingkat pemahaman
karyawan baru tersebut rendah terhadap prosedur, peraturan, maupun kebijakan
yang dimiliki perusahaan.
d. Rekomendasi
Perusahaan
sebaiknya melibatkan klien dalam seleksi man power baru agar calon man
power yang direkrut dapat sesuai dengan permintaan klien. Proses seleksi
untuk man power sebaiknya menggunakan metode focus group discussion untuk
mengetahui karakter kerja calon man power dalam suatu team. Perusahaan
juga sebaiknya membuat prosedur secara tertulis untuk orientasi karyawan agar
proses orientasi karyawan dapat berjalan secara teratur dan terkendali sehingga
karyawan dapat lebih memahami tugasnya serta meminimalisasi kesalahan dalam
bekerja karena telah menjalani orientasi dengan baik.
Fungsi Pelatihan dan
Pengembangan
a. Criteria
Prosedur
pelatihan dan pengembangan karyawan pada perusahaan tertulis dalam ISO
9001:2008 yang berisi sebagai berikut:
1)
Manajer SDM
bekerjasama dengan manajer divisi terkait untuk membuat dan melaksanakan
program training yang telah mendapatkan persetujuan dari direktur.
2)
Masing-masing divisi
melalui supervisor dapat mengajukan training diluar program ataupun
sesuai dengan program yang telah ditetapkan oleh perusahaan dengan menggunakan form
permintaan dan perintah training dan telah mendapatkan persetujuan
dari manager divisi dan direktur.
3)
Training yang telah dilaksanakan dapat dievaluasi oleh karyawan yang
bersangkutan berdasarkan review dari supervisor dengan
menggunakan form evaluasi training. Dan untuk evaluasi penerapan training
dilakukan oleh supervisor dengan diketahui oleh manager divisi
berdasarkan penerapan training dalam pekerjaan selama ± 3 bulan setelah training
dilakukan.
4)
Manajer SDM akan
mendokumentasikan semua data pelaksanaan training dalam catatan pengalaman dan
training
5)
Program pelatihan dan pengembangan
tenaga kerja baik dari internal fakultas maupun eksternal dapat meningkatkan
kompetensi pegawai dan motivasi kerja
b. Cause
1)
Tidak terdapat rencana
anggaran untuk pelatihan dan pengembangan karyawan PT. Shaftindo Energi.
Perencanaan pelatihan dan pengembangan karyawan hanya mencantumkan hal-hal
teknis, tanpa memperhitungkan anggaran.
2)
Selama 7 tahun
berdiri, tidak terdapat pelatihan dan pengembangan karyawan yang bekerja di
kantor. Pelatihan dan pengembangan hanya dilaksanakan untuk man power dalam
rangka menunjang proses kerja di setiap proyek bersama klien.
3)
Berdasarkan hasil
tanya jawab kepada salah satu karyawan secara acak, pelaksanaan pelatihan dan
pengembangan karyawan hanya berdasarkan request supervisor yang disetujui oleh
direktur.
c. Effect
1)
Tidak adanya anggaran
tahunan untuk pelatihan dan pengembangan dikhawatirkan dapat menyebabkan
perusahaan mengalami pembengkakan anggaran untuk pelatihan dan pengembangan
karyawan.
2)
Pelatihan dan
pengembangan hanya diperuntukkan bagi man power saja, sedangkan karyawan
manajerial yang berada di kantor tidak mendapatkan pelatihan dan pengembangan.
Hal ini dapat menyebabkan karyawan kurang mendapatkan tambahan pengetahuan dan
pengembangan skills yang bisa mendukung aktivitas pekerjaan karyawan.
d. Rekomendasi
Sebaiknya
manajer SDM PT. Shaftindo Energi membuat program secara
terstruktur
untuk pelatihan dan pengembangan karyawan beserta anggaran yang dibutuhkan
untuk kegiatan tersebut. Program pelatihan dan pengembangan karyawan ini harus
dibuat secara tertulis dan disetujui oleh direktur, serta diketahui oleh
manajer divisi lain. Program pelatihan dan pengembangan karyawan dibuat baik
untuk karyawan manajerial maupun man power.
Fungsi Penilaian
Prestasi Kinerja
a. Criteria
1)
Program penilaian
tenaga kerja dilaksanakan secara berkala dan berkesinambungan serta sesuai
dengan prosedur yang ada
2)
Penilaian kinerja
menggunakan instrumen penilaian yang tepat dan tidak bias serta memiliki
standar penilaian yang objektif
3)
Penilaian kinerja
dilakukan oleh petugas penilai yang professional
4)
Penilaian kinerja
didokumentasikan dan diserahkan kepada pegawai sebagai umpan balik dan menjadi
motivasi bagi pegawai untuk meningkatkan kinerja mereka
5)
Penilaian kinerja
digunakan sebagai dasar kenaikan pangkat dan perpanjangan kontrak
b. Cause
1)
PT. Shaftindo Energi
telah memiliki program penilaian kinerja karyawan. Program penilaian kinerja
karyawan tersebut dilakukan secara berkala setiap 3 bulan sekali kepada seluruh
karyawan perusahaan. Penilaian kinerja dilakukan secara vertikal. Penilaian ini
dilakukan oleh masing-masing manajer divisi kepada staffnya. Hasil penilaian
ini dijadikan sebagai evaluasi setiap karyawan agar ke depannya dapat melakukan
perbaikan. Hasil penilaian kinerja karyawan ini juga digunakan untuk memberikan
reward secara periodic kepada karyawan yang berprestasi. Adapun criteria
pemberian reward adalah sebagai berikut:
·
KPI Terbaik
Kriteria ini diberikan khusus untuk
karyawan/karyawati yang berprestasi dalam pencapaian target sesuai dengan “Key
Performance Indicator” (KPI) Individu dalam 3 (tiga) bulan terakhir atau 1
(satu) kuartal.
·
Karyawan
Teladan
Kriteria ini diberikan khusus untuk
karyawan/karyawati yang berprestasi dalam pencapaian disiplin dan waktu yaitu:
tidak pernah absen dan tidak datang terlambat dalam 3 bulan terakhir atau 1
(satu) kuartal.
2)
Penilaian kinerja
karyawan juga dijadikan sebagai dasar pengambilan keputusan bagi manajer untuk
memberikan promosi kenaikan jabatan bagi karyawan atau perpanjangan kontrak
bagi man power.
c. Effect
1)
Pemberian reward kepada
karyawan yang berprestasi dapat dijadikan sebagai dorongan kepada karyawan
untuk berprestasi dan mendapatkan reward tersebut setiap tiga bulan
sekali.
2)
Penilaian kinerja
digunakan sebagai dasar untuk memberikan promosi kenaikan jabatan kepada
karyawan maupun perpanjangan kontrak untuk man power dapat menguntungkan
perusahaan. Karena dengan pengangkatan karyawan maupun perpanjangan kontrak man
power, maka perusahaan tidak perlu melakukan rekrutmen untuk pihak
eksternal yang pasti akan memakan waktu dan biaya lebih banyak.
d. Rekomendasi
Penilaian
kinerja karyawan sebaiknya dijadikan sebagai dasar atau acuan
dalam
pengambilan keputusan untuk melaksanakan program training untuk
karyawan
yang masih memiliki kekurangan agar karyawan tersebut mendapatkan pengetahuan
lebih untuk mengembangkan skillsnya.
Fungsi Kompensasi
a. Criteria
1)
Kompensasi yang
dibayarkan harus sesuai dengan bobot tugas dan tanggung jawab serta jabatan
seorang karyawan.
2)
Gaji atau upah yang
dibayarkan harus sesuai dengan tingkat gaji atau upah di pasaran untuk
perusahaan yang sejenis dan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan (upah
minimum Provinsi).
3)
Gaji atau upah yang
dibayarkan dapat memotivasi karyawan untuk memberikan yang terbaik untuk
perusahaan
4)
Kompensasi yang
diterima karyawan harus bersifat kompensasi langsung dan kompensasi tidak
langsung.
b. Cause
1)
Dari hasil wawancara
kepada salah satu karyawan pada divisi keuangan, pemberian kompensasi karyawan
kantor dilakukan secara bulanan melalui transfer ke rekening karyawan yang
telah terdaftar di salah satu bank yang telah ditentukan perusahaan.
2)
Pemberian kompensasi man
power dilakukan berdasarkan jam kerja man power tersebut yang
diawasi oleh supervisor. Supervisor juga melakukan pencatatan terhadap
durasi kerja setiap man power ke dalam job time ticket. Kemudian supervisor
mengirimkan catatan tersebut pada engineering manajer untuk
dijadikan dasar penghitungan pemberian kompensasi man power. Setelah
itu, engineering manajer memberikan job time ticket tersebut kepada
direktur untuk ditandatangani, kemudan diberikan pada bagian keuangan untuk
diproses pengeluaran gajinya.
3)
Dari hasil wawancara,
kompensasi yang diterima karyawan telah sesuai dengan bobot kerja dan dapat
memotivasi karyawan untuk memiliki kinerja yang lebih baik untuk perusahaan.
4)
Perusahaan juga
memberikan kompensasi berupa barang, yaitu sembako yang dibagikan kepada
karyawan kurang lebih setiap 3 bulan sekali.
c. Effect
1)
Pemberian gaji melalui
transfer ke rekening bank karyawan yang telah didaftarkan perusahaan dapat
meminimalisasi terjadinya fraud karena setiap transaksi keuangan melalui
bank yang dilakukan oleh perusahaan tercatat oleh bank dan perusahaan memiliki
dokumentasi khusus untuk nama dan nomor rekening karyawan yang saat ini
tercatat sebagai karyawan PT. Shaftindo Energi.
2)
Penggajian man
power berdasarkan rekap job time ticket yang dibuat oleh supervisor
ini dikhawatirkan memuat rekap job time ticket palsu dengan tambahan
jumlah karyawan. Peneliti juga melakukan tanya jawab kepada direktur mengenai
jumlah karyawan yang dimiliki perusahaan dalam projek namun direktur tidak
mengetahui jumlah pastinya. Hal ini merupakan sautu celah yang dapat
dimanfaatkan oleh supervisor maupun engineering manager untuk
mendapatkan gaji lebih sehingga hal ini dapat merugikan perusahaan.
3)
Dengan jumlah
kompensasi yang sesuai dengan bobot kerja karyawan dapat membuat karyawan
merasa kinerjanya dihargai dengan layak. Selain itu, perusahaan sering
memberikan kompensasi berupa barang kepada seluruh karyawan yang bekerja di
kantor. Menurut hasil wawancara, pemberian kompensasi ini membuat loyalitas
karyawan terhadap perusahaan meningkat, sehingga karyawan lebih termotivasi
untuk mendukung tujuantujuan perusahaan.
d. Rekomendasi
Perusahaan
sebaiknya membuat sistem pengisian job time ticket secara
online.
Dengan begitu, PT. Shaftindo Energi
dapat mengakses rekap job time
ticket
dari berbagai tempat, khususnya dari
kantor utama di Jakarta. Hal ini juga memudahkan direktur untuk mengetahui data
karyawan yang bekerja di proyek baik supervisor, man power, maupun engineering
manager.
Fungsi Perlindungan
Tenaga Kerja
a. Criteria
1)
Perusahaan memberikan
tempat kerja yang aman dan nyaman bagi karyawan
2)
Perusahaan menciptakan
suasana aman dan menerapkan fungsi-fungsi perlindungan tenaga kerja baik di
kantor maupun di proyek.
3)
Seluruh karyawan
berhak atas jaminan keselamatan kerja
b. Cause
1)
Dari hasil observasi
dan wawancara secara sampling, perusahaan telah memberikan tempat kerja yang
nyaman dan aman bagi karyawan baik di kantor maupun di proyek.
2)
Perusahaan membuat
banyak slogan-slogan keselamatan yang ditempel di dinding perusahaan yang dapat
dengan mudah dibaca oleh karyawan.
3)
Setiap karyawan
memiliki kontrak untuk bekerja dengan mengedepankan safety. Kontrak
tersebut dipigora dan ditempel di dinding kantor agar karyawan senantiasa dapat
mengingat bahwa safety adalah hal yang utama dalam bekerja.
4)
Sudah ada jaminan
untuk karyawan yaitu jamsostek dan asuransi kesehatan karyawan di inhealth
assurance. Namun dari hasil wawancara, peneliti mendapat informasi bahwa
pernah terjadi kecelakaan kerja di salah satu proyek yang menyebabkan seorang man
power harus ditangani oleh medis. Biaya pengobatan ditanggung oleh asuransi
inhealth.
c. Effect
1)
Tempat kerja yang
nyaman dan aman akan mendukung kinerja pegawai dan meminimalisir ketakutan
pegawai akan ketidakamanan dalam bekerja.
2)
Adanya slogan-slogan
dan kontrak karyawan berkaitan dengan safety dapat meningkatkan
antisipasi karyawan agar selalu bertindak aman dalam bekerja.
3)
Adanya asuransi
kesehatan dari perusahaan merupakan suatu tindakan yang menjamin keselamatan
karyawan, apabila terjadi kecelakaan kerja dapat segera ditangani sehingga
tidak mengganggu kinerja karyawan.
d. Rekomendasi
Perusahaan
selain memberikan jaminan keselamatan sebaiknya
melakukan
pelatihan kepada karyawan tentang perlindungan keselamatan kerja, terutama dalam
penggunaan alat-alat kerja agar kecelakaan kerja dapat
diantisipasi
oleh masing-masing individu dalam perusahaan
.
Fungsi Pemeliharaan
Hubungan dengan Karyawan
a. Criteria
1)
Aktivitas serikat
pekerja tidak menunjukkan adanya unjuk rasa atau mogok kerja.
2)
Terdapat prosedur
formal bagi karyawan untuk menyampaikan keluhannya.
b. Cause
1)
Selama tujuh tahun
berdiri, tidak pernah ada serikat pekerja yang melakukan unjuk rasa maupun
mogok kerja. Namun menurut hasil observasi, terdapat beberapa karyawan yang
tidak masuk kerja pada saat banjir. Padahal ada pula karyawan yang tempat
tinggalnya kebanjiran namun masih masuk kerja. Hal ini menunjukkan loyalitas
karyawan terhadap perusahaan berbedabeda. Selain itu, ditemukan pula bahwa
salah satu karyawan yang tidak masuk kerja dengan alasan banjir tersebut
beberapa hari kemudian melakukan pengunduran diri dari PT. Shaftindo Energi.
Hal ini menunjukkan bahwa karyawan tersebut tidak memiliki loyalitas yang baik
terhadap perusahaan.
2)
Apabila terdapat
keluhan karyawan, maka harus disampaikan pada atasannya. Misalnya staf memiliki
keluhan, maka staf tersebut dapat menyampaikan keluhannya kepada manajer
divisinya.
c. Effect
1)
Kurangnya loyalitas
karyawan terhadap perusahaan hingga menyebabkan pengunduran diri dapat
menyebabkan kinerja perusahaan terhambat karena kekosongan posisi tersebut.
2)
Prosedur penyampaian
keluhan tidak dibuat secara formal dan kurang memfasilitasi karyawan yang ingin
menyampaikan keluhan terkait atasannya. Karena jika keluhan tersebut tentang
atasannya sendiri, maka tidak etis jika disampaikan kepada atasannya tersebut.
d. Rekomendasi
Sebaiknya
perusahaan mengadakan pelatihan dan outbound yang dapat
meningkatkan
loyalitas karyawan terhadap perusahaan. Pada perencanaan yang tertera pada
“Target dan Sasaran SDM 2013” dinyatakan bahwa perusahaan ingin meningkatkan
loyalitas karyawan pada perusahaan. Hal tersebut juga dapat mendukung
perencanaan SDM perusahaan.
Fungsi Pemutusan
Hubungan Kerja
a. Criteria
1)
Prosedur pemutusan
hubungan kerja dilakukan karena pelanggaran disiplin karyawan dan telah ada
prosedur peringatan sebelumnya.
2)
Perusahaan memiliki
prosedur untuk karyawan yang ingin mengudurkan diri.
3)
Prosedur pemutusan
tenaga kerja telah memperhatikan hak-hak karyawan.
b. Cause
1)
PT. Shaftindo belum
pernah melakukan pemecatan karyawan karena pelanggaran disiplin karyawan.
Pelanggaran peraturan yang terjadi pada PT. Shaftindo hanya pelanggaran ringan
yang hanya perlu diberi peringatan.
2)
Perusahaan memiliki
prosedur untuk karyawan yang ingin mengundurkan diri harus membuat surat
pengunduran diri disertai alasan yang kuat. Surat pengunduran diri tersebut
diserahkan pada manajer divisi SDM yang kemudian menyampaikannya pada direktur
untuk dimintai persetujuan. Apabila telah disetujui oleh direktur, maka
karyawan tersebut secara resmi telah dianggap bukan karyawan PT. Shaftindo
Energi lagi.
3)
Perusahaan dapat
melakukan pemutusan hubungan kerja dengan karyawan dengan tidak memperpanjang
kontrak kerjanya pada PT. Shaftindo Energi. Pemutusan hubungan kerja tersebut
sudah memperhatikan hak-hak karyawan yaitu dengan pelunasan gaji selama sebulan
terakhir kepada karyawan.
c. Effect
1)
Pengunduran diri
karyawan menyebabkan perusahaan mengalami kekosongan posisi selama perusahaan
belum memiliki karyawan pengganti. Hal ini juga dapat mengakibatkan tanggung
jawab dari karyawan yang mengundurkan diri tersebut harus diberikan kepada
karyawan lain. Sehingga, ada karyawan yang memiliki beban kerja lebih selama
terjadinya kekosongan posisi tersebut, padahal gaji yang dibayarkan tetap. Hal
ini data mengakibatkan kecemburuan sosial dan kelelahan bagi karyawan yang
diberi tanggung jawab tambahan.
2)
Pemutusan hubungan
kerja dengan cara tidak memperpanjang kontrak kerja karyawan dapat menyebabkan
perputaran karyawan cepat. Biasanya hal tersebut terjadi pada Man Power yang
bekerja di proyek, sehingga perusahaan harus melakukan rekruitmen lagi jika
membutuhkan karyawan di proyek selanjutnya. Hal ini tentu saja membutuhkan
biaya, waktu, dan tenaga untuk melakukan rekruitmen lagi.
d. Rekomendasi
Apabila
terdapat karyawan yang mengundurkan diri, sebaiknya perusahaan
segera
melakukan rekruitmen dan melaksanakan prosesnya dengan cepat agar
tidak
terjadi kekosongan posisi serta pembebanan tanggung jawab yang
berlebihan
pada karyawan lain. Perusahaan juga sebaiknya memanfaatkan dan mengembangkan
SDM yang sudah ada dengan cara memberikan pelatihan kepada karyawan daripada
melakukan pemutusan hubungan kerja sehingga harus merekrut karyawan baru.
KESIMPULAN
Dari 9 fungsi yang di bahas, terdapat 6 fungsi yang telah
berjalan efektif dan 3 fungsi yang tidak efektif. Fungsi yang telah berjalan
efektif antara lain perencanaan SDM, pelatihan dan pengembangan karyawan,
penilaian kinerja, manajemen kompensasi, perlindungan tenaga kerja, dan
pemutusan hubungan kerja. Sedangkan fungsi yang tidak efektif antara lain
perekrutan SDM, seleksi dan orientasi, serta pemeliharaan hubungan dengan
karyawan.
Dari pengembangan criteria, cause, effect dari
masing-masing fungsi ditemukan beberapa kelemahan antara lain perencanaan SDM
tidak terdapat keterangan mengenai subjek pelaksana dari setiap rincian
perencanaan SDM yang tertulis dalam “Target dan Sasaran HRD” sehingga tidak ada
pihak yang merasa bertanggung jawab penuh dalam pelaksanaan perencanaan
tersebut. Publikasi rekruitmen tidak memberi keterangan secara lengkap untuk
persyaratan. Seleksi man power tidak melibatkan klien, tanpa ada proses
penilaian cara kerja dalam tim, karyawan baru dalam masa orientasi hanya
dibekali prosedur tertulis. Pemberian kompensasi kepada man power melalui
supervisor sangat rawan terkena tindakan fraud.
Rekomendasi yang diberikan kepada PT. Shaftindo Energi
adalah sebaiknya perencanaan SDM tahunan dibuat secara lengkap dan lebih rinci
dengan mencantumkan pihak yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan perencanaan
tersebut, perusahaan hendaknya mempertimbangkan untuk melibatkan klien dalam
proses seleksi karyawan yang akan bekerja pada proyeknya, perusahaan juga perlu
lebih mengoptimalisasikan fungsi media internet berupa website perusahaan
sebagai media untuk menginformasikan lowongan pekerjaan agar informasi tersebut
dapat diketahui oleh lebih banyak pihak. Perusahaan sebaiknya melibatkan klien
dalam seleksi man power baru agar calon man power yang direkrut
dapat sesuai dengan permintaan klien. Program pelatihan dan pengembangan
karyawan dibuat baik untuk karyawan manajerial maupun man power.
Penilaian kinerja karyawan sebaiknya dijadikan sebagai dasar atau acuan dalam
pengambilan keputusan untuk melaksanakan program training untuk karyawan yang
masih memiliki kekurangan agar karyawan tersebut mendapatkan pengetahuan lebih
untuk mengembangkan skillsnya. Perusahaan sebaiknya membuat sistem
pengisian job time ticket secara online. Dengan begitu, PT.
Shaftindo Energi dapat mengakses rekap job time ticket dari berbagai
tempat, khususnya dari kantor utama di Jakarta. Apabila terdapat karyawan yang
mengundurkan diri, sebaiknya perusahaan segera melakukan rekruitmen dan
melaksanakan prosesnya dengan cepat agar tidak terjadi kekosongan posisi serta
pembebanan tanggung jawab yang berlebihan pada karyawan lain.
DAFTAR PUSTAKA
Agoes,
Sukrisno. 2004. Auditing (Pemeriksaan Akuntan) oleh Kantor Akuntan Publik.
Edisi Ketiga. Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Trisakti.
Arrens,
dan Loebbecke. 1996. Auditing (Pendekatan Terpadu). Buku pertama. Edisi
Indonesia. Jakarta: Salemba Empat.
Azzahra. 2016. Audit Manajemen
Untuk Menilai Efektivitas Fungsi Sumber Daya Manusia. Jurnal ub. Malang: Universitas Brawijaya.
Bayangkara,IBK.
2011. Audit Manajemen: Prosedur dan Implementasi. Cetakan keenam.
Jakarta: Salemba Empat.
Dessler,Garry.
1997. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT. Prenhallindo.
Handoko,
T. Hani. 1994. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia.
Yogyakarta:
BPFE.
Hidayati.2014. Audit Manajemen Untuk Menilai Efektivitas Fungsi Sumber Daya Manusia.
Jurnal ub. Malang:Universitas Brawijaya
Maida.
2014. Audit Sumber Daya Manusia. Availabel at: http://www.maidastp.blogspot.co.id/2014/04/audit-sumber-daya-manusia.html
Mangkuprawira. 2002. Manajemen
Sumber Daya Manusia Strategik. Jakarta: Ghalia.
Prastuti, Anindita. 2013. Audit
Manajemen Sebagai Penilaian Efektivitas Sumber Daya Manusia. Jurnal ub.
Malang: Universitas Brawijaya.
Rosa,
innel. 2012. Audit Sumber Daya Manusia. Availabel at: http://www.innelrosa.blogspot.com/2012/04/audit-sumber-daya-manusia-sdm.html
Setiawan,
Johny. 1988. Pemeriksaan Kinerja (Performance Auditing). Yogyakarta:
BPFE.
Tunggal,
Amin Widjaja. 2000. Management Audit Suatu Pengantar. Jakarta: Rineka
Cipta.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar