AUDIT MANAJEMEN BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA PT. SARI PAWITA PRATAMA

AUDIT MANAJEMEN BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA

PT. SARI PAWITA PRATAMA

Disusun Guna Memenuhi Tugas

Pengauditan Manajemen Semester VII

Pengampu: Mahameru Rosy Rochmatullah, SE, M.Si.

Oleh:

Dinar Binugrahini

B 200130314

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA

2016

Abstrak

Perkembangan dalam dunia bisnis menyebabkan perusahaan untuk memiliki SDM yang berkualitas dan kompeten. Perusahaan dituntut untuk dapat mengelola SDM dengan efisien, efektif, dan ekonomis, sehingga dapat terus berkembang. Audit manajemen berhubungan dengan aktivitas mengevaluasi efisiensi, efektivitas, dan ekonomisasi kegiatan operasional perusahaan. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan audit manajemen dan menilai tingkat efisiensi, efektivitas, dan ekonomisasi pada bagian SDM PG PT. Sari Pawita Pratama.

Makalah ini akan membahas tentang pelaksanaan audit manajemen sumber daya manusia dilakukan pada PT. Sari Pawita Pratama yang merupakan Sport Center atau perusahaan yang bergerak di bidang pusat olahraga di Gresik Jawa Timur. Tujuan dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan audit manajemen fungsi SDM pada PT Sari Pawita Pratama yang dilihat dari sisi perencanaan SDM, rekruitmen, seleksi, orientasi dan penempatan.

Hasil dalam makalah ini menunjukkan bahwa: (1) Perencanaan SDM pada PT Sari Pawita Pratama belum berjalan dengan baik, karena belum terdapat dokumentasi perencanaan SDM yangjelas; (2) Rekrutmen SDM di PT Sari Pawita Pratama belum berjalan dengan baik, walaupun dalam proses rekrutmen, kebijakan sudah terdokumentasikan; (3) Proses seleksi di PT Sari Pawita Pratama belum berjalan dengan baik; (4) Orientasi dan Penempatan SDM pada PT Sari Pawita Pratama telah dilakukan dengan baik.

Kata kunci: SDM, Audit Manajemen, Perencanaan SDM, Rekrutmen, Seleksi, Orientasi, Penempatan

DOWNLOAD

Pendahuluan

Menurut Miharjo (2015), PT. Sari Pawita Pratama menunjukkan adanya permasalahan pada proses rekruitmen yang kurang tepat. Permasalahan tersebut diindikasikan oleh adanya kekurangoptimalan kerja yang dikarenakan kemampuan yang dimiliki karyawan tidak sesuai standart yang telah di tetapkan oleh perusahaan. Hal tersebut dibenarkan oleh Ronald selaku General Manajer PT. Sari Pawita Pratama yang menyatakan bahwa terjadi adanya kesalahan dalam penempatan pada proses rekruitmen yang tidak berjalan sebagaimana mestinya dimana masih terdapat calon pelamar yang masih belum memenuhi persyaratan yang ditentukan perusahaan namun tetap lolos. Sehingga akhirnya karyawan yang diterima cenderung tidak kompeten dan tidak produktif dalam bekerja serta sales yang dipakai cenderung pemalu, kurang berani, dan kurang inisiatif.

Selain proses rekrutmen yang kurang berjalan dengan baik, ada masalah lain pada PT Sari Pawita Pratama antara lain sales promotion yang kurang mengerti akan produk yang ditawarkan kepada konsumen. Selain itu, masalah juga ditemukan pada penjaga toko yang kurang mengetahui spesifikasi barang yang dijual. Masalah lainnya yang ditemukan adalah penjaga tempat fitness yang tidak terlalu mahir dalam mengoperasikan alat-alat fitness. Beberapa masalah yang ada menunjukkan bahwa karyawan tidak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan sehingga karyawan tidak dapat memberikan kontribusinya dengan baik dalam pencapaian keberhasilan serta cenderung merugikan perusahaan.

Makalah ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan audit manajemen fungsi sumber daya manusia pada PT. Sari Pawita Pratama yang dilihat dari sisi perencanaan SDM, rekruitmen, seleksi, orientasi dan penempatan

Pembahasan

Audit Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan penilaian dan analisis yang komprehensif terhadap program-program SDM. Walaupun secara khusus audit ini dilakukan pada departemen SDM, tetapi tidak terlepas hanya pada aktivitas yang terjadi pada departemen ini (Bayangkara, 2011). Audit manajemen pada fungsi Sumber Daya Manusia bertujuan untuk menilai apakah kebutuhan SDM suatu perusahaan sudah terpenuhi dengan cara yang hemat, efisien, dan efektif (Bayangkara, 2011). Pelaksanaan audit manajemen atas Sumber Daya Manusia (SDM) yang dilakukan pada PT. Sari Pawita Pratama terdiri dari perencanaan SDM, rekruitmen, seleksi, orientasi dan penempatan.

A.    Perencanaan SDM

Menurut Soetisna (2002) perencanaan SDM adalah suatu proses penilaian kebutuhan-kebutuhan sumber daya manusia dalam organisasi menyangkut sasaran organisasi dan pembuatan rencana untuk memastikan bahwa organisasi yang bersangkutan telah memperkerjakan tenaga yang kompeten dan stabil.

Menurut Manajer HRD PT. Sari Pawita Pratama dalam jurnal Miharjo (2015), perencanaan SDM yang dilakukan oleh PT. Sari Pawita Pratama tidak disertai dengan dokumentasi yang jelas mengenai perencanaan yang telah disusun. Perencanaan SDM yang dilakukan hanya didasarkan atas pengalaman, imajinasi dan perkiraan-perkiraan saja.  Hal ini dapat berisiko pada kualitas dan kuantitas SDM. Misalnya ketika ada bagian yang membutuhkan karyawan namun tidak ada kualifikasi tertulis mengenai karyawan yang dibutuhkan. Akibatnya berdampak pada kualitas kerja karyawan tersebut, dimana karyawan tidak sesuai dengan yang kriteria perusahaan.

Perencanaan SDM yang tidak terdokumentasi dengan jelas seperti yang terjadi pada PT. Sari Pawita Pratama dapat berakibat pada kuantitas yang tidak memenuhi dan kualitas yang tidak sesuai dengan yang dibutuhkan. Hal ini seperti yang dikemukakan oleh Biandiputri dan Waluyo (2013) bahwa perencanaan SDM tidak akan berjalan efektif jika perencanaan SDM tidak terdokumentasi dengan baik. Dikarenakan perencanaan SDM tidak akan berarti dan tidak akan berjalan sesuai dengan tujuan perusahaan.

B.     Rekrutmen

Menurut Samsudin (2006), rekrutmen adalah proses mendapatkan sejumlah calon tenaga kerja yang kualifaid untuk jabatan/pekerjaan tertentu dalam satu organisasi atau perusahaan.

Menurut Manajer HRD PT. Sari Pawita Pratama dalam jurnal Miharjo (2015), menunjukkan bahwa PT Sari Pawita Pratama telah menggunakan metode yang tepat dalam rekrutmen dan sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan. Adapun cara atau metode penarikan calon karyawan dilakukan melalui cara eksternal dan internal. Metode penarikan calon karyawan secara eksternal dilakukan dengan menggunakan media iklan di koran untuk memasukkan lowongan sesuai dengan bagian yang dibutuhkan, sedangkan metode penarikan calon karyawan secara cara internal adalah dengan meminta bantuan karyawan untuk menginformasikan lowongan pekerjaan dari mulut ke mulut kepada saudara atau teman mereka yang sedang membutuhkan pekerjaan. Hal ini juga didukung dengan pernyataan dari Manajer Operasional dan Owner PT Sari Pawita Pratama.

Namun proses rekrutmen yang dilakukan PT. Sari Pawita Pratama menunjukkan bahwa cara rekrutmen yang dilakukan perusahaan masih terbatas, dimana perusahaan bisa memperluas cara penarikan karyawan tersebut dengan bekerjasama dengan SMK atau Universitas-universitas yang sesuai dengan bidang lowongan pekerjaan yang dibutuhkan perusahaan dengan menampilkan lowongan pekerjaan di mading-mading SMK atau Universitas tersebut. Lulusan SMK memiliki keterampilan yang lebih baik dibandingkan lulusan SMA dan tentunya memiliki orientasi untuk langsung bekerja.

C.    Seleksi

Menurut Rivai (2008:170), seleksi adalah kegiatan dalam manajemen SDM yang dilakukan setelah proses rekrutmen seleksi dilaksanakan. Hal ini berarti telah terkumpul sejumlah pelamar yang memenuhi syarat untuk kemudian dipilih mana yang dapat ditetapkan sebagai karyawan dalam suatu perusahaan.

Menurut Miharjo (2015) dalam menjalankan proses seleksi, HRD PT. Sari Pawita Pratama sudah memahami persyaratan kerja yang harus dipenuhi oleh calon karyawan dengan baik. Dalam hal ini berkaitan dengan metode wawancara yang digunakan, dimana metode wawancara yang digunakan adalah metode campuran yaitu metode wawancara yang sebelumnya telah menyiapkan point-point pertanyaan tertentu sebagai landasan wawancara dan dikembangkan sesuai dengan informasi yang didapatkan. Namun masalah yang dihadapi oleh PT. Sari Pawita Pratama adalah HRD yang sering kali kurang memahami pertanyaan apa yang harus diberikan kepada pelamar untuk mengeksplor informasi sehingga mendapatkan informasi lebih banyak dan akurat mengenai calon karyawan.

Hal tersebut dibenarkan oleh Manajer Operasional PT. Sari Pawita Pratama yang menyatakan bahwa HRD kurang memahami pertanyaan apa yang harusnya diberikan kepada pelamar sehingga kurang diperoleh informasi yang lebih luas lagi mengenai calon tenaga kerja. Ini menyebabkan proses seleksi PT. Sari Pawita Pratama tidak berjalan dengan efektif karena HRD tidak mampu memperoleh informasi yang akurat tentang calon pelamar. Akibatnya perusahaan menerima karyawan yang tidak memiliki kemampuan seperti yang diharapkan oleh pihak perusahaan.

Proses seleksi dan wawancara yang dijalankan oleh PT. Sari Pawita Pratama bertentangan dengan tujuan wawancara secara umum yaitu memperoleh sejumlah informasi penting yang dibutuhkan untuk mengukur aspek perilaku tertentu. Informasi tersebut umumnya sulit diperoleh hanya melalui tes tertulis saja. Hingga saat ini, wawancara merupakan salah satu alat terpenting yang digunakan dalam asesmen calon karyawan. Selain menggali informasi, wawancara juga digunakan untuk mengklarifikasi ataupun mengkonfirmasi data yang sudah diperoleh, misalnya hal-hal yang tercantum dalam riwayat hidup (Adi,2009).

D.    Orientasi dan Penempatan

Menurut Nawawi (2008:208), Orientasi adalah usaha membantu para pekerja agar mengenali secara baik dan mampu  beradaptasi dengan suatu situasi atau suatu lingkungan/iklim bisnis suatu organisasi/perusahaan. Sedangkan menurut Melayu S.P. Hasibuan (2008:32), mengemukakan  bahwa penempatan karyawan adalah tindak lanjut dari seleksi, yaitu menempatkan calon karyawan yang diterima pada jabatan/pekerjaan yang dibutuhkannya dan sekaligus mendelegasikan authority kepada orang tersebut.

Menurut Miharjo (2015), PT. Sari Prawita Pratama memiliki prosedur orientasi dan penempatan tenaga kerja yang didokumentasikan dengan baik. Dokumen tersebut berisikan hal-hal yang harus diberikan kepada karyawan selama proses orientasi serta berisikan apa yang harus dilakukan karyawan baru selama proses orientasi dan lain sebagainya. Selain itu prosedur orientasi di perusahaan ini sudah sesuai dengan peraturan perusahaan. Proses orientasi dilakukan dengan memberikan masa pengenalan kepada karyawan baru selama 2 sampai 3 minggu melalui tes di lapanggan. Kemudian melalui hasil tes tersebut, akan diketahui dan dijadikan pertimbangan bagi manajemen untuk menempatkan dimana posisi karyawan baru. Meskipun prosedur orientasi sudah didokumentasikan dan sesuai dengan peraturan perusahaan, namun dalam pelaksanaannya orientasi belum berjalan dengan efektif. Hal ini tercermin dari perusahaan yang terkesan terburu-buru dalam penempatan tenaga kerja, sehingga belum diketahui secara efektif dan efisien orientasi karyawan baru ditempatkan pada posisi apa.

Kesimpulan

Dimana dalam perencanaan SDM, rekrutmen, seleksi, orientasi dan penampatan memiliki beberapa hal yang belum berjalan dengan baik seperti:

1.      Perencanaan SDM masih belum berjalan dengan baik, dimana perusahaan tidak memiliki rencana SDM yang terdokumentasi dengan jelas, perusahaan tidak melakukan penilaian kondisi internal berkaitan dengan keberadaan SDM dan pekerjaan di perusahaan saat ini, perusahaan tidak melibatkan analisis lingkungan eksternal yang mempengaruhi penawaran SDM, peramalan terhadap kebutuhan SDM belum dilakukan dengan benar, kapasitas SDM saat ini belum memadai dan sesuai dengan jenis dan volume pekerjaan yang harus diselesaikan, kebutuhan SDM dan beban kerja yang tersedia dan sumber-sumber perolehan SDM yang akan dikelola belum sesuai.

2.      Rekrutmen masih belum berjalan dengan baik, dimana rekrutmen belum memanfaatkan sumber tenaga kerja yang paling tepat. Proses rekrutmen belum berjalan secara ekonomis, efisien, dan efektif untuk mendapatkan SDM yang sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan perusahaan. Juga belum semuanya sumber tenaga kerja yang akan direkrut merupakan sumber yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan dengan kualifikasi calon pelamar yang masuk belum semuanya sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan oleh perusahaan dan terdapat pelamar yang tidak memenuhi syarat diterima dalam proses rekrutmen.

3.      Seleksi masih belum berjalan dengan baik, dimana pewawancara terkadang kurang memahami pertanyaan apa yang harusnya diberikan kepada pelamar; proses seleksi belum maksimal mendapatkan informasi latar belakang dari pelamar; teknik seleksi yang digunakan perusahaan hanya wawancara, tes kesehatan, dan tes pengetahuan; masih ada pelamar yang belum qualified namun diterima sebagai karyawan.

4.      Orientasi dan Penempatan belum berjalan dengan efektif. Hal ini tercermin dari perusahaan yang terkesan terburu-buru dalam penempatan tenaga kerja, sehingga belum diketahui secara efektif dan efisien orientasi karyawan baru ditempatkan pada posisi apa.

Daftar Pustaka

Adi, Abdurrahman. 2009. Teknik Seleksi dan Wawancara Kerja. https://abdurrahmanadi.wordpress.com/2009/12/16/teknik-seleksi-dan-wawancara-kerja/ (diakses pada 20 Desember 2016 pukul 10.17 WIB).

Ayu, Irene. 2015. Seleksi SDM: Definisi, Tujuan, Metode, Proses, Kendala, Dan Faktor Yang Dipertimbangkan Dalam Proses Seleksi. https://irrineayu.wordpress.com/2015/03/25/seleksi-sdm-definisi-tujuan-metode-proses-kendala-dan-faktor-yang-dipertimbangkan-dalam-proses-seleksi/ (diakses pada 19 Desember 2016 pukul 19.03 WIB).

Bayangkara, IBK. 2011. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.

Biandiputri, B., & I. Waluyo. 2013. “Audit Manajemen Atas Fungsi Sumber Daya Manusia Pada Perusahaan Pustaka Baru”, Jurnal Profita, 114-130.

Danuarta, Adad. 2014. Penempetan Kerja Menurut Para Ahli. http://adaddanuarta.blogspot.co.id/2014/11/penempatan-kerja-menurut-para-ahli.html (diakses pada 20 Desember 2016pukul 11:37 WIB).

Hasibuan, Malayu S. P. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT. Bumi Aksara

Miharjo, Vika. 2015. “Pelaksanaan Audit Manajemen Fungsi Sumber Daya Manusia Pada PT. Sari Pawita Pratama”. AGORA, Vol. 3, No. 2.

Nawawi, H. Hadari. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia: Untuk Bisnis Yang Kompetitif. Jogjakarta: Gadjah Mada University Press.

Rivai, Veithzal. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan. Bandung:  PT. Remaja Rosda Karya.

Samsudin, Sadili. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: CV Pustaka Setia.

Sembiring, J.J. (2010). Smart HRD. Jakarta: Visi Media.

Setiani, B. 2013. Kajian Sumber Daya Manusia Dalam Proses Rekrutmen Tenaga Kerja Di Perusahaan, Jurnal Ilmiah Widya, 1(1), 38-44.

Soetisna, D.A. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Soetisna Outline Series.

Sulistiyani, A.T., & Rosidah. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Sunyoto, D. 2012. Sumber Daya Manusia Praktik Penelitian. Yogyakarta: CAPS.

Yullyanti, E. 2009. Analisis Proses Rekrutmen dan Seleksi pada Kinerja Pegawai. Bisnis & Birokrasi, Jurnal Ilmu Administrasi dan Organisasi, 16(3), 131-139.